Setting Up A Transformation Office

Defina la intención, la estructura y las capacidades.

El volumen, la velocidad y la complejidad del cambio que se nos impone deja poco espacio para evitar el cambio. El cambio es constante, y cambiarnos a nosotros mismos y a nuestras organizaciones es la única forma de hacer frente a dicho cambio. En esta serie de artículos titulada “Modelo de transformación”, exploramos las diversas palancas de cambio disponibles para una organización y ofrecemos consejos prácticos y herramientas sobre cómo activarlas. Este artículo explica el papel de la oficina de transformación y ofrece 3 tácticas probadas que puede explorar al crear una oficina para su organización.

¿Cuál es el papel de la Oficina de Cambio y por qué es importante?

Una oficina de transformación guía a la organización a través de su viaje de transformación y garantiza que el cambio de cultura sea sostenible en un nuevo modelo operativo que genere valor. El papel de la oficina es crítico y repetitivo en términos de liderazgo. Según McKinsey, el papel de la Oficina de Cambio es esencial porque garantiza que el cambio de cultura se produzca en toda la organización al identificar y abordar los obstáculos en el proceso de cambio, conectar los puntos entre varios pilotos e iniciativas y liderar con el ejemplo en un ambiente abierto. y manera transparente. Comunicación.

Definir intención.

El primer paso para construir una oficina de transformación es definir y definir la intención y los esfuerzos de transformación de la oficina. Aquí, es importante aclarar y diferenciar una oficina de programa de una oficina de transformación. Según Accenture, mientras que la oficina de gestión de programas (PMO) tradicional se enfoca en el tiempo y el cronograma, la oficina de transformación va más allá para respaldar el cambio cultural, escalar la transformación y empoderar a la organización para impulsar y sostener el cambio. McKinsey describe seis formas en las que una oficina de cambios se diferencia de una oficina de programas y ofrece valor a una organización:

1. Se enfoca en aumentar la agilidad en toda la organización sirviendo como tejido conectivo entre varias iniciativas, pilotos y proyectos que alinean todos los esfuerzos con el plan estratégico organizacional.
2. Lidera esfuerzos con otros departamentos como Recursos Humanos y Aprendizaje y Desarrollo para desarrollar un modelo de competencia de las habilidades esenciales que la organización necesita para seguir siendo relevante, como el Modelo de Competencia de Innovación;
3. Actúa como un campeón del cambio de cultura para la organización, donde los miembros del equipo de la Oficina de Transformación lideran con el ejemplo para influir y promover el valor, los beneficios y los objetivos del cambio a través de una estrategia de comunicación bien estructurada.
4. Capacita a los líderes sénior para enfocar los esfuerzos de cambio y los comportamientos de modelos a seguir que ayudarán a la organización a lograr el cambio que desea.
5. Descubre y gestiona las interdependencias y minimiza la superposición entre iniciativas y pilotos para garantizar que los recursos se asignen sabiamente a las prioridades estratégicas más altas.
6. Identifica, codifica y comunica las mejores prácticas que surgen durante el cambio para que la organización pueda aprovecharlas y escalarlas según sea necesario en su empresa.

El liderazgo organizacional y el C-suite deberán decidir cuál de los seis elementos, si no todos, adoptar y adaptar para describir la intención de cambio de la oficina.

Determinar la estructura de informes.

Una vez que el liderazgo organizacional ha definido la intención de la oficina de cambio, el siguiente paso es definir una estructura de informes. En los casos de uso más exitosos, la oficina informa directamente al CEO o a un miembro de la suite C, incluido el CFO o el COO. La estructura organizativa es importante porque destaca cómo el C-suite en sí mismo ve la importancia del cambio y si está “respaldado” o “atornillado” a la organización. Una oficina de cambio puede incluir entrenadores ágiles, especialistas en cultura y cambio organizacional y especialistas en comunicaciones, todos los cuales encarnan los valores del cambio y sirven como miembros del equipo para estos líderes comerciales y equipos que están implementando esfuerzos de cambio.

Establecer competencias básicas, roles y responsabilidades.

Según Accenture, Office of Change brinda una perspectiva de 360 ​​grados de los esfuerzos de cambio organizacional y permite la adopción y articulación de los objetivos y esfuerzos de cambio en toda la organización, desde el C-suite hasta los socios individuales junior. Esta oficina ayuda a definir, diseñar, entregar y medir el progreso de los esfuerzos de cambio en toda la organización.

Las competencias básicas requeridas para establecer una oficina de cambio incluyen el cambio organizacional, la arquitectura empresarial, el pensamiento sistémico, la gestión de programas, las comunicaciones y el análisis de datos. Las capacidades de cambio organizacional permitirán que la oficina guíe y entrene a los líderes para garantizar que se adhieran a los esfuerzos de cambio, incluso cuando las cosas se pongan difíciles. La arquitectura empresarial y las habilidades de pensamiento sistémico son esenciales para que el equipo de la oficina conecte los puntos entre los pilotos y las iniciativas, identifique cuellos de botella y superposiciones, y ayude a resolverlos en toda la organización. Las habilidades de gestión de programas son importantes porque permiten que la oficina del programa administre, apoye y dirija varios esfuerzos de cambio y ayude a los equipos de implementación a conectar los puntos. El equipo de la oficina de transformación debe tener las habilidades de comunicación para comunicar el progreso del cambio, conectar los puntos, resaltar las victorias pequeñas y grandes, aceptar los fracasos y organizar cuando la fatiga del cambio comienza a mostrarse. Y, finalmente, las habilidades de análisis de datos son fundamentales para la oficina, ya que le permiten definir, describir, recopilar e informar datos que muestran el proceso, la gobernanza y el progreso de los esfuerzos de cambio organizacional.

Resultado

Establecer con éxito una oficina de cambio es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Cuando se hace correctamente, la oficina puede agregar un valor significativo a los esfuerzos de transformación de una organización al garantizar que la cultura cambie y la organización se mueva hacia un nuevo modelo operativo. Los 3 pasos clave para establecer con éxito una oficina que brinde valor continuo a la organización son definir la misión de la oficina, determinar la estructura de informes y definir las competencias, funciones y responsabilidades del líder y el equipo de la oficina de transformación. El pegamento que mantiene unidas todas las fases de un establecimiento de oficinas consiste en líderes organizacionales que impulsan los esfuerzos de cambio y los comportamientos finales a través de una comunicación clara y consistente en toda la empresa.