Tips To Calculate A Realistic Budget

Cómo estimar su presupuesto de educación combinada y optimizar la asignación de recursos

La persona responsable de la compra de los activos de la oficina no siempre está a cargo del presupuesto de aprendizaje combinado. Se les puede dar una tarjeta de crédito de la oficina, pero no necesariamente deciden cuánto pueden gastar. Esta decisión pertenece al Departamento de Finanzas. Y como gerente de compras, debe pelear su caso. Ayuda si puede hacerlo bien la primera vez. Siempre puede regresar con estimaciones revisadas después de que se apruebe su presupuesto. Pero es poco probable que obtenga dinero extra. Entonces, ¿qué consejos puede probar para asegurarse de obtener el precio correcto desde el primer momento? Estos son algunos consejos de expertos para establecer un presupuesto realista para su software de aprendizaje combinado y optimizar la asignación de recursos.

6 consejos clave para optimizar su presupuesto de software de aprendizaje combinado y la asignación de recursos

1. Evaluar los recursos existentes.

Piensa en todo lo que necesitas para facilitar con éxito tu programa de formación semipresencial. Esto puede incluir dispositivos electrónicos (computadoras de escritorio, tabletas, computadoras portátiles, teléfonos inteligentes). También puede cubrir recursos humanos como desarrolladores de aplicaciones móviles y expertos en la materia. Confirme el momento y la cantidad de fondos necesarios para cada uno de estos recursos. Por ejemplo, verifique la tarifa por hora de su desarrollador de contenido y cuánto durará el curso. Aprovechar los activos que ya tiene puede reducir los costos porque a menudo puede reutilizar las herramientas de capacitación. Como convertir ese manual impreso en un PDF descargable para su equipo al que puedan acceder a través de un LMS de aprendizaje combinado.

2. Verifique las habilidades internas.

Consulte los lenguajes de programación que pueden ser necesarios para construir el curso. ¿Tu equipo tiene estas habilidades, y si no, cuánto pagaría por contratar a alguien que las tenga? También puede revisar el material de marketing existente para ver si se puede reutilizar para la capacitación. Esta información le mostrará cuánto necesita gastar tanto en mano de obra como en materiales antes de que el programa de capacitación esté en marcha. Y debido a que el tiempo es dinero, el período de implementación esperado es clave. En algunos casos, puede ser más rentable subcontratar algunas tareas de implementación de software de aprendizaje combinado. Y debe tener en cuenta estas tarifas en su presupuesto.

3. Evaluar las expectativas del equipo.

Si bien las ideas y suposiciones de su equipo sobre un curso de aprendizaje combinado pueden no afectar su costo, otros factores sí pueden. Pregúnteles cómo creen que es el aprendizaje combinado y en qué se diferencia del aprendizaje en línea y fuera de línea. Evaluar sus comentarios puede darle una indicación del éxito potencial de su programa de capacitación. También puede indicar qué áreas necesitan más esfuerzo. Por ejemplo, los alumnos pueden esperar tres semanas en línea y una semana libre. También puede determinar qué recursos de soporte necesitan para aprovechar al máximo el nuevo software de aprendizaje combinado. Por ejemplo, pueden necesitar tutoriales y demostraciones en video que les muestren cómo navegar por el sistema.

4. Verifique el saldo en línea/fuera de línea.

La proporción anterior que mencioné en el último consejo significa que debe invertir más tiempo, esfuerzo y recursos en la parte del software de su curso. También es útil registrar tantos segmentos de entrenamiento fuera de línea como sea posible. Proporciona recursos de formación adicionales. Los alumnos pueden revisar estas secciones a voluntad, especialmente si se han perdido un curso. Estas grabaciones también se pueden ampliar en cursos futuros a una fracción del costo de desarrollo del curso.

5. Elija el modelo de precios adecuado.

Las tarifas por usuario siempre se sienten baratas, especialmente cuando las cifras terminan en “99 centavos”. Pero si realmente quieres una buena relación calidad-precio, tienes que hacer los cálculos. Echa un vistazo a tus clientes habituales. Averigüe si cuesta menos pagar por cada uno para obtener un precio “mayorista” con un tope para el consumidor. Por motivos de seguridad, cada usuario debe tener su propio inicio de sesión. Pero los trabajadores de temporada y los equipos de campo probablemente no utilicen este sistema muy a menudo. Por lo tanto, pueden compartir una cuenta o usar un inicio de sesión de invitado. También debe explorar otras opciones de precios. Por ejemplo, algunos proveedores no ofrecen ninguna tarifa de licencia, por lo que no tiene que pagar suscripciones mensuales. Puede ser más caro al principio, pero más barato a largo plazo.

6. Explore sus opciones de usuario.

Tanto las cuentas compartidas como las de invitados pueden tener acceso de seguridad limitado para mantener la privacidad corporativa. Y usted no debe tener miedo de regatear. Muchos de nosotros estamos preocupados por hacer esto a nivel corporativo. Pero siempre puede planificar un plan de pago personalizado según la frecuencia de uso. También puede solicitar un ajuste de precio basado en funciones de software no utilizadas. Vea si pueden venderle una versión modificada (más asequible) con características no relacionadas. Otra forma de maximizar los recursos al implementar un nuevo software de aprendizaje combinado es evaluar los servicios y las funciones. Es posible que descubra que realmente no necesita servicios de soporte avanzados, por ejemplo. Esto puede ayudarlo a reducir su presupuesto educativo combinado cada mes o dejar espacio para otras actualizaciones necesarias.

Resultado

El presupuesto es una parte importante de la compra de software de aprendizaje combinado. Y está impulsado por una serie de factores que pueden parecer no relacionados con la tecnología de aprendizaje. ¿Qué elementos debe tener en cuenta al asignar recursos y definir su presupuesto? Evalúe los activos internos y las habilidades que deben comprarse o subcontratarse. Confirme las expectativas de sus alumnos con respecto al tiempo y/o las actividades en línea versus fuera de línea. Explore diferentes configuraciones de clientes con respecto a los modelos de precios. Armado con esta información, y en consulta con TI, L&D y Finanzas, puede obtener la aprobación del presupuesto de capacitación de invitados.

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